Banyak pelaku UMKM merasa usahanya berjalan baik karena penjualan terus terjadi. Barang atau jasa laku, pelanggan bertambah, dan aktivitas operasional tampak sibuk setiap hari. Namun, di balik itu semua, tidak sedikit UMKM yang sebenarnya menghadapi masalah serius : piutang yang tidak terkontrol. Hal ini terjadi karena monitoring piutang umkm yang tidak berjalan dengan baik..

Piutang sering dianggap hal biasa, bahkan sepele. Padahal, piutang adalah uang usaha yang belum benar-benar bisa digunakan. Tanpa sistem monitoring piutang yang baik, UMKM berisiko mengalami masalah arus kas, laporan keuangan yang tidak akurat, hingga kesulitan berkembang.

Artikel ini akan membahas secara lengkap masalah monitoring piutang di UMKM, dampaknya terhadap bisnis, serta solusi praktis menggunakan template pencatatan piutang Excel yang terstruktur.

Apa Itu Monitoring Piutang?

Monitoring piutang adalah proses mencatat, memantau, dan mengendalikan piutang usaha secara rutin dan sistematis. Bukan sekadar mencatat siapa yang berutang, tetapi juga memastikan:

• Berapa total piutang berjalan
• Kapan piutang jatuh tempo
• Siapa pelanggan yang sering terlambat membayar
• Seberapa lama piutang belum tertagih

Banyak UMKM sebenarnya sudah mencatat piutang, tetapi belum melakukan monitoring piutang. Catatan ada, namun tidak pernah dianalisis atau digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Masalah Umum UMKM dalam Pencatatan dan Monitoring Piutang

1. Tidak Memiliki Sistem Pencatatan yang Konsisten

Masalah paling sering terjadi adalah pencatatan yang tidak konsisten. Hari ini dicatat di buku, besok di Excel, minggu depan hanya mengandalkan chat WhatsApp atau ingatan.

Akibatnya:

• Data piutang tercecer
• Sulit ditelusuri kembali
• Tidak ada format baku

Setiap kali ingin melihat total piutang, pemilik usaha harus membuka banyak sumber data yang berbeda. Akibatnya banyak waktu terbuang sia-sia hanya untuk mencari catatan yang valid.

2. Laporan Penjualan Tidak Rapi dari Tahun ke Tahun

Karena pencatatan piutang bercampur dengan penjualan tunai, UMKM sering kesulitan menyusun laporan penjualan yang rapi dan konsisten.

Dampaknya:

• Tidak bisa membandingkan performa penjualan tahunan
• Sulit mengetahui pertumbuhan usaha
• Data lama tidak bisa dijadikan acuan

Padahal, laporan penjualan yang rapi sangat penting untuk evaluasi bisnis dan perencanaan ke depan.

3. Tidak Tahu Kondisi Piutang Secara Real-Time

Banyak pemilik UMKM tidak bisa menjawab dengan pasti pertanyaan berikut:

• Berapa total piutang saat ini?
• Mana piutang yang sudah jatuh tempo?
• Siapa pelanggan dengan piutang terbesar?

Tanpa monitoring piutang yang baik, semua pertanyaan ini hanya dijawab dengan perkiraan, bukan data.

Dampak Serius Jika Monitoring Piutang Tidak Dilakukan

Masalah piutang bukan hanya soal administrasi, tetapi berdampak langsung pada kelangsungan usaha.

Beberapa dampak yang sering terjadi:

• Arus kas tidak stabil, padahal penjualan tinggi
• Kesulitan membayar biaya operasional
• Risiko piutang macet meningkat
• Laporan keuangan tidak akurat
• Sulit mendapatkan pendanaan atau investor

Banyak UMKM sebenarnya untung di atas kertas, tetapi kesulitan secara kas karena piutangnya tidak tertagih tepat waktu.

Ciri Sistem Monitoring Piutang yang Baik untuk UMKM

Sistem monitoring piutang yang ideal untuk UMKM tidak harus rumit atau mahal. Yang terpenting adalah:

• Mudah digunakan oleh admin atau pemilik usaha
• Format pencatatan konsisten
• Terpisah antara penjualan tunai dan kredit
• Bisa memantau jatuh tempo piutang
• Menyediakan ringkasan yang mudah dibaca

Untuk banyak UMKM, template Excel yang dirancang dengan baik sudah lebih dari cukup.

Solusi Praktis: Monitoring Piutang Menggunakan Template Excel

Excel masih menjadi alat yang sangat relevan bagi UMKM. Dengan desain yang tepat, Excel bisa menjadi sistem pencatatan piutang yang rapi, terstruktur, dan konsisten dari tahun ke tahun. Anda bisa mendapatkan format pencatatan piutang ini di bagian akhir artikel dengan terlebih dahulu mendaftarkan diri sebagai member Pramasta.com

Keunggulan Excel untuk UMKM:

• Biaya rendah
• Mudah disesuaikan dengan jenis usaha
• Tidak perlu keahlian akuntansi mendalam
• Bisa dikembangkan bertahap

Yang terpenting bukan aplikasinya, tetapi struktur pencatatannya. Dengan struktur yang rapi, anda bisa dengan mudah melakukan pelacakan. Anda bisa Melakukan filter berdasarkan nama pelanggan, bulan, produk, atau kriteria lain yang dikehendaki.

Susunan Format Template Pencatatan Piutang yang Terstruktur

Template pencatatan piutang Excel yang baik sebaiknya terdiri dari beberapa bagian utama berikut:

1. Sheet Data Master Pelanggan

Berisi informasi dasar pelanggan:

• Nama pelanggan
• Nomor kontak
• Alamat (opsional)
• Termin pembayaran

Data ini memudahkan analisis piutang per pelanggan.

2. Sheet Pencatatan Penjualan Kredit

Digunakan untuk mencatat setiap transaksi penjualan secara kredit:

• Tanggal transaksi
• Nomor invoice
• Nama pelanggan
• Nilai penjualan
• Tanggal jatuh tempo

Pencatatan ini harus dilakukan secara konsisten setiap transaksi.

3. Sheet Monitoring Piutang Berjalan

Menampilkan:

• Saldo piutang per pelanggan
• Status piutang (belum jatuh tempo, jatuh tempo, lewat jatuh tempo)

Sheet ini membantu UMKM memprioritaskan penagihan.

4. Sheet Aging Piutang

Mengelompokkan piutang berdasarkan umur:

• 0–30 hari
• 31–60 hari
• Lebih dari 60 hari

Aging piutang sangat penting untuk mengendalikan risiko piutang macet.

5. Ringkasan atau Dashboard Sederhana

Berisi informasi utama seperti:

• Total piutang
• Total piutang jatuh tempo
• Pelanggan dengan piutang terbesar

Dashboard ini membantu pemilik usaha melihat kondisi piutang hanya dalam satu tampilan.

Manfaat Langsung Bagi UMKM

Dengan menggunakan template pencatatan piutang yang terstruktur, UMKM akan merasakan manfaat nyata:

• Pencatatan piutang lebih rapi dan profesional
• Monitoring piutang lebih mudah dan terkontrol
• Laporan penjualan lebih konsisten dari tahun ke tahun
• Pengambilan keputusan berbasis data
• Usaha lebih siap berkembang

Langkah sederhana ini sering menjadi pembeda antara UMKM yang stagnan dan UMKM yang naik kelas.

Download Template & Konsultasi

Untuk membantu UMKM memulai, kami menyediakan template pencatatan piutang Excel yang siap pakai dan terstruktur, dirancang khusus agar mudah digunakan dan konsisten untuk jangka panjang.

👉 Klik link berikut untuk download template pencatatan piutang Excel

Anda juga bisa konsultasi langsung dengan tim Pramasta Consulting jika Anda ingin:

• Menyesuaikan template dengan jenis usaha Anda
• Menyusun sistem laporan penjualan dan piutang yang rapi
• Meningkatkan efisiensi pencatatan keuangan usaha

👉 Klik link konsultasi atau hubungi WhatsApp Pramasta Consulting

Penutup

Monitoring piutang bukan hanya kebutuhan perusahaan besar. Justru bagi UMKM, pencatatan piutang yang rapi dan konsisten adalah fondasi penting untuk menjaga arus kas dan kesehatan usaha.

Mulailah dari langkah sederhana: gunakan sistem pencatatan piutang yang terstruktur. Dari sana, bisnis Anda akan lebih mudah dikendalikan, dievaluasi, dan dikembangkan.